پايه هاي اساسي و مقررات مكاتبات اداري:براي گزارش نويسي تعريف هاي گوناگوني شده كه ساده ترين آنها، انتقال پاره اي از اطلاعات به كس يا كساني كه آگاهي كافي ندارند.به عبارت ديگر شخص حقيقي يا حقوقي براي كسب اطلاعات بيشتر نياز به گزارش دارد.مثلاً اطلاعاتي كه از رسانه هاي گروهي يا روزنامه ها دريافت مي كنيم، يك نوع گزارش محسوب مي شود.شناسايي پايه اي اساسي آئين نگارش:نگارش به معني نوشتن است و داراي دو مفهوم كلي است:الف: مفهوم عام: نوشته اي مانند نامه يا گزارش يا خبر را نگارش گويند.ب: مفهوم خاص: كسي كه هنر نويسندگي داشته و قدرت پردازش مطالب گوناگون را دارد و نوشته هايش ساده و زيبا و رسا بيان مي شود.ولي در اين جا از مفهوم عام آن استفاده كرده و هدف ما تهيه نامه يا گزارشات ساده آموزشگاهي است كه بتواند نيازهاي آموزشگاه را با زبان ساده و رسا، بيان داشته و خواسته هاي خود را در طرح يا الگوئي خاص گزارش نمايد.ضمناً در نظر داشته باشيد نويسنده فقط براي خود نمي نويسد، بلكه مقاله يا گزارشات و يا نمايشنامه و كتاب او بايد طوري باشد كه در خواننده تأثير گذارد. يعني مسئوليت نويسنده سنگين است و نوشته هايش با روح انسان سروكار دارد.گرچه براي همه نويسندگان صفات خاصي را نمي توان ذكر كرد، اما مي توان گفت كه يك نگارنده بايد يك فرد آگاه و مطلع باشد و قلم خود را با چيزهاي بي ارزش مانند پول و مقام نفروشد و واقعيات را بنويسد.براي آموزش نگارش دستورالعمل خاصي وجود ندارد ولي لازم است موارد زير را در نظر داشته باشيد.1- مطالعه و خواندن: يكي از بهترين دوستان انسان كتاب است و با استفاده از اين وسيله مي توان مؤثرترين وسايل كسب مهارت را در نوشتن كسب نمود.با خواندن نوشته ها، روش نگارش را مي آموزيم.2- نوشتن: يكي از كارهايي كه موجب افزايش مهارت در نويسندگي مي شود، نگارش و نوشتن است. زيرا در اثر تمرين و نوشتن، با روشهاي مختلف نگارش آشنا مي شويم.3- رعايت نظم و ترتيب نگارش:هر نوشته يا گزارش رسمي بر اساس نظم و ترتيب خاصي صورت مي گيرد كه مراحل آن به صورت زير است.الف: تفكر و دقت در نوشتنب: طرح يا الگوي نوشتندر مرحله اول لازم است در مورد مطالب موردنظر تفكر و انديشه نمود و در مرحله دوم لازم است نويسنده نقشه كار و فهرست مطالب و نكات اصلي را به ترتيبي بنويسد كه عبارات روشن، رسا و واضح باشد و سعي كند هيچ مطلبي را از قلم نياندازد.مثلاً در مورد طرح گزارش دربارة آموزش مطالب زير را به صورت سلسله مراتبي تهيه و به مقامات بالاتر گزارش نمايد.